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Conseils pour l’animation de votre événement


Retrouvez ici de nombreux conseils afin de parer à tout imprévus le jour de votre soirée de mariage. Posez vous les questions importantes bien à l’avance, et ne négligez aucun détails …

Devis et contrat :

Il est toujours plus conforme de demander un devis et d’éliminer toutes les entreprises dont le devis ne comporterait aucun détails, hormis le prix total de la prestation. Un bon devis reprend toujours un maximum de détails, la sonorisation, l’éclairage et le matériel fourni, les horaires, etc …

Dans les contrats de location de salles d’évènementielles, il est parfois stipulé d’installer un parquet de danse afin de préserver le parquet d’origine, penser alors à demander si ce dernier est fourni par le propriétaire, dans le cas contraire n’oubliez pas de le louer.

Installation et sonorisation :

Il faut absolument éviter que l’installation de la sonorisation soit dans une autre pièce que les invités, par exemple dans le hall d’entrée, une salle contiguë, à un autre étage, etc … L’ambiance de la soirée dansante en empathirait grandement. Pensez simplement qu’il ne doit pas y avoir trop de distance entre les danseurs et l’animateur. Il faut également se méfier des salles possédant des formes particulières, par exemple en « L », ou en longueur type « couloir ». La conséquence serait que certains invités ne voient et n’entendent rien.

Pour les mêmes raisons que le conseil précédent, évitez d’installer la sonorisation sur une scène trop en hauteur ou trop grande, surtout dans le cas d’un mariage. Il serait dommage que votre soirée dansante fasse penser à un bal public.

Il est également important de connaître la puissance électrique disponible dans la salle d’évènementiel, cette information est requise pour le DJ qui s’occupera de l’animation de la soirée, en général, de 32 a 64 ampères sont généralement demandés.

Animation de la soirée :

En ce qui concerne l’animation de la soirée, passer le bon vinyl au bon moment, intervenir au micro à bon escient, envoyer le dancefloor sont des affaires d’expérience et de savoir faire. Cela ne s’improvise évidemment pas, de même que pour le choix de la sonorisation utilisée qui sera mise a rude épreuve tout au long de la soirée dansante. Il est donc évidemment déconseillé de vouloir s’en occuper soi-même, mais donc plutôt de la confier à un DJ professionnel qui garantira le respect d’un bon mélange des genres musicaux.

N’oubliez pas également que vous serez la seule personne pour influer sur le choix des vinyls passés au cours de la soirée dansante. Pensez à préciser quel type d’animation vous souhaitez bien à l’avance, les thèmes musicaux choisis devront satisfaire les goûts de chacun, si par exemple vous adorez la disco, le DJ en passera mais évidemment pas pendant toute la soirée. La fête est l’occasion d’également contenter tous vos amis et invités. Évitez donc de trop intervenir auprès de votre DJ pendant la soirée, faites confiance à sa programmation musicale. Et ne vous inquiétez pas, le ou les morceaux que vous attendez arriveront au bon moment.

Préparer les horaires avec le DJ

Dans le cas d’un mariage, n’oubliez pas de nourrir votre DJ et son technicien. Il est évidemment plus courtois de les faire participer au repas, et de prévoir deux places à une table à proximité de la sonorisation. De plus, le but pour le DJ n’étant évidemment pas de « profiter » du repas, celui la lui permettra au contraire de s’intégrer à l’ambiance et de la juger, afin de détecter les groupes ayant envie de s’amuser par exemple. Pendant le repas, le DJ pourra alors confirmer ou adapter ce qu’il avait préparé pour votre soirée dansante. Le DJ s’intégrera d’autant mieux dans l’ambiance de la soirée. Il n’est donc pas conseillé de le faire manger en cuisine avant les invités, ou dans les coulisses.

N’oubliez pas de prévoir au préalable une fourchette horaire avec votre DJ. Il est en effet important de définir l’horaire de début et de fin de votre soirée. En général, l’heure d’arrivée est évidemment connue, mais l’heure de fin de la soirée dansante, c’est une autre histoire, elle est la plupart du temps difficile à prévoir. Elle variera toujours en fonction de l’ambiance générale de la fête, du nombre et de l’âge des invités, et  d’autres détails qui peuvent également influer comme la fatigue générale de la journée, ou encore la durée du repas dans le cas d’un mariage. Il est donc important de prévoir cette fourchette horaire à l’avance pour éviter tout malentendu.

Concernant le même sujet, il est toujours bon de savoir qu’une soirée dansante qui s’éternise dans les petites heures du matin n’est pas toujours un gage de réussite. Une soirée allant jusqu’à 6 ou 7 heures du matin n’est pas forcément plus réussie qu’une soirée bien remplie se terminant à 4 heures, c’est même parfois le contraire. Il y a évidemment des exceptions, en général, pensez à tenir compte de la moyenne d’âge de vos invités pour régler ce détail.

Un dernier point à mettre en valeur, est le fait de bien s’assurer des garanties apportées par votre DJ. Il est toujours bon de le savoir couvert par une assurance responsabilité civile destinée à couvrir tout incident ou accident dont il serait le fait. Le DJ devra néanmoins respecter la réglementation sur les niveaux sonores. Il doit également s’engager à assurer l’animation de votre soirée quoi qu’il arrive, il y a évidemment exception dans le cas de force majeure reconnu par la loi. Tout cela devrait être signé et contenu dans un contrat d’engagement sérieux.

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